Тест-драйв работы УК на объекте

• Журнал Commercial Real Estate 
• 27 мая 2013 год

Совсем недавно в нашу компанию обратился с просьбой о тестировании качества работы по управлению один из крупных банков России. Поскольку банк располагает многими отделениями, не рискуя отдавать их большую часть сторонней компании, он предложил нам поработать по одному из отделений. Мотивы заказчика понятны: имея большой опыт работы с профессиональными управленцами, он пришел к выводу, что качество работ можно оценить только в условиях осуществления реальной деятельности. Услуги УК напрямую влияют на бизнес заказчика, потому что отделение банка – это его лицо для клиента, отсюда и такая осторожность.

Мы предложили другую схему возможного сотрудничества - детальную проработку проекта при подготовке к заключению договора, поскольку заказчик, как правило, хочет иметь четкую картину исполнения обязательств по контракту, а наша задача — обеспечить полную прозрачность и подробную ежемесячную отчетность.

В описанном случае для нас было нецелесообразно принимать в обслуживание один объект (по экономическим соображениям). Для того, чтобы обеспечить надлежащее качество, нужно было потратить с нашей стороны весьма значительные суммы, принять все подготовительные, производственные и оперативные расходы на себя, иначе себестоимость наших услуг для заказчика была бы слишком высока, что негативно отразилось бы на контракте. А для нас в этом случае терялась рентабельность (даже затраты на себестоимость обслуживания принимаемого нами объекта) не окупались бы.

Обеспечить же выполнение услуг имеющимися силами невозможно, потому что пришлось бы отвлекать ресурсы в ущерб другим объектам.

Когда мы готовы работать с «испытательным сроком»

В отдельных случаях (если это не в убыток) мы, конечно, готовы предоставлять «испытательный срок» клиенту. Но многое зависит от объекта. Серьезный крупный собственник, как правило, не имеет возможности рисковать, а смена УК (да еще в короткие сроки) чревата:

• превышением бюджета расходов, ведь условия нового договора управления не согласованы;
• оставлением инженерных систем (в том числе и на опасных производственных объектах) без надлежащего технического обслуживания, утратой права их эксплуатации (в соответствии с требованиями надзорных органов).

Для нас будет экономически целесообразно принять объект в управление на испытательный срок, если:

• это крупный объект, который позволяет нанять персонал и работать себе не в убыток;
• собственник берет на себя эксплуатацию опасных производственных объектов (газовая котельная, газогенерирующая электростанция и др.).

Можно ли обойтись без тест-драйва?

Нужно исходить из конкретных ситуаций и условий, однако альтернативы тест-драйву есть.

1. Предварительная проработка и подготовка проекта до заключения договора, т.е. обсуждение всех вопросов с выездом персонала на объект. Но не детальное его обследование, а первое знакомство. Для получения предварительного представления об объекте обычно требуется 1-2 дня.
2. Другой вопрос, есть ли проектная, техническая и эксплуатационная документация на объект и инженерные системы. Если таковая имеется, знакомиться с объектом гораздо проще. Не требуется детальная проработка, следовательно, затраты УК снижаются. В случае отсутствия проекта все гораздо сложнее.
3. Выезд собственника на объекты, которым управляет УК, посещение офиса УК, знакомство с персоналом, с технической базой. По согласованию с собственниками мы обязательно приглашаем наших потенциальных клиентов на управляемые нами объекты.
4. Изучение условий договора, форм отчетных документов и журналов производственных работ.Предусматривается возможность внести предварительные изменения и правки по желаниям заказчика.
5. Знакомство с рекомендательными письмами, проверка портфолио, диалог с заказчиками выбираемой управляющей компании.
6. Оказание какой-то одной отдельной услуги. Бывает, что собственник и рад заключить договор на управление, но возможности для этого нет, поскольку объект неприбыльный. Здесь УК может рекомендовать меры повышения прибыльности объекта или (как вариант) предоставить услуги по профессиональному брокериджу и после этого подвести заказчика решению о необходимости выбора в пользу профессионального управления.
7. Составление договора, предусматривающего его расторжение в минимальный срок (например, за месяц или за две недели). Чтобы избежать невыгодного для УК (а может, и для обеих сторон) тест-драйва, мы предлагаем начать сотрудничество с этапа обследования инженерных систем и конструктивных элементов объекта. Иногда эти работы оформляются отдельным договором. Так было, например, с одним из наших крупных заказчиков. В результате клиент убедился в нашей компетенции и заключил с нами договор. Однако зачастую этот этап включается в условия основного договора, который заключается минимум на год, но при этом там могут быть прописаны условия о досрочном расторжении договора с письменным уведомлением за 2 недели.

Собственники в этом случае являются наиболее заинтересованной стороной. Но на практике это довольно затруднительно реализовать. На этапе же вхождения на объект возможны какие-то проблемы, однако примерно через три месяца после начала работ все недочеты устраняются, и на объекте устанавливается нормальный режим эксплуатации.

Как работает механизм испытательного срока?

Договор может предусматривать право собственника расторгнуть его в одностороннем порядке в случае неудовлетворенности заказчика работой УК с уведомлением за срок, заранее оговоренный сторонами. Это и есть гарантия собственника. Другой вариант тест-драйва — не полноценная эксплуатация, а обследование, в результате которого рождается план технической эксплуатации, планово-предупредительных ремонтов и т.д. На основании отчета о результатах обследования заказчик имеет возможность убедиться предварительно в компетенции компании и грамотности персонала. При этом используется этапность работ по проекту:

1. Ознакомление, составление перечня систем инженерно-технического оборудования, формирование плана работ (может занимать до 3-х месяцев). Параллельно может выполняться этап ответной эксплуатации, но это довольно рискованно.
2. Непосредственно плановая эксплуатация.

Эти этапы в договоре не отражаются, как, впрочем, и план-график. Но они согласовываются и подтверждаются протоколом рабочей встречи, на основании которых заказчик может судить о работе УК.

Бесплатно мы не готовы проводить тест-драйв. На подобную процедуру необходимо отвлечение от основного рабочего процесса группы от 5-ти человек в течение одного или двух месяцев. Но тут нужно понимать, ради какой цели и экономической выгоды в дальнейшем мы это делаем. С другой стороны, актуальность бесплатного испытательного срока ставится с самого начала, так как напрашивается резонный вывод — если собственник не хочет нести никаких затрат, то и управление ему не нужно, а ради «просто попробовать» УК не готова нести затраты. Ведь для нее тест-драйв — это экономические риски. Все затраты можно окупить только в том случае, если УК будет работать на объекте минимум год, но не 1 или 2 месяца.

Конечно, рынок диктует свои условия. И сейчас мы в принципе готовы осуществить «экспериментальное» управление на объекте. Но только при условии экономических возможностей: например, если можно ограничиться инженером объекта, дежурным смены и хаускипером. Что касается клининга и охраны – в данном случае мы работаем с партнерскими организациями. Наши отношения позволяют нам привлекать их на такие краткосрочные договоры.

Приблизительную оценку качества работы можно будет дать по истечении срока от 60 до 90 дней. Но в полной мере объективно оценить деятельность УК на объекте можно только через один год (полный цикл работ), ведь при управлении и эксплуатации объектов возникает множество нюансов сезонного характера. Чтобы понять, справляется ли компания, нужно пройти с ней и лето, и осень, и зиму, и весну.