Почему перед подписанием договора необходимо собрать достоверную информацию об объекте

• Журнал «Управление многоквартирным домом» 
• 07 ноября 2012 год

Необходимость сбора достоверной информации об объекте перед подписанием договора управления продиктована тем, что данная процедура позволяет УК верно оценить объем предстоящих работ, составить их план, а Заказчику помогает избежать лишних финансовых затрат.

Способы получения информации

Для получения информации существует стандартная процедура анкетирования, важно, чтобы анкета была заполнена либо сотрудником отдела продаж со слов Заказчика и подписана Заказчиком, либо заполнена Заказчиком самостоятельно. Если в анкете есть данные, которые Заказчик предоставить не может, мы пытаемся узнать их самостоятельно: по косвенным признакам или путем дополнительных обследований и осмотров. При этом очень важно в анкете указать, какие данные появились из иных источников, т.е. не от Заказчика непосредственно. На самом деле, для собственника достоверная информация важна не менее чем для УК. Чем достовернее будет описано состояние объекта на входе, тем понятнее и проще будет работать с ним в дальнейшем.

Информация, уточняемая при анкетировании

1. Общая информация о площади объекта, количестве квартир, машиномест, площадь территории, уборочной площади и т.д.
2. Перечень услуг, оказываемых компанией, которые Заказчик помечает как необходимые.
3. Информация о техническом оборудовании, которое есть на объекте, количество лифтов, наличие ИТП, наличие подстанций, количество ВРУ и т.д.
4. Информация, которая касается уборки: количество подъездов, уборочная площадь, мусорокамеры, мусоропроводы, контейнерные площадки.
5. Информация, касающаяся дополнительных услуг – охрана, юридическое обслуживание.

Далее управляющая компания готовит коммерческое предложение с учетом данных и условий, указанных в анкете и зафиксированных в ходе наших собственных предварительных обследований. Обе стороны должны четко понимать, что если эти параметры качественно изменятся, то изменится и содержание, и стоимость договора.

После принятия Заказчиком коммерческого предложения, стороны фиксируют все подробности по объекту и необходимые к выполнению работы в протоколе о намерениях.

Далее составляется детализированный договор с указанием конкретных работ, которые УК должна осуществлять на объекте.

Действия УК до момента вступления договора в силу

В это время обслуживающая компания уже получает доступ к объекту и права на более детальный его осмотр техническим менеджером и управляющим, в ходе которого происходит верификация анкетных данных, т.е. сверка анкетных и фактических данных. Если на этом этапе обнаруживаются отклонения от анкетных данных, то происходит оценка того, насколько они могут оказаться критичными при выполнении работ.

Отклонения подразделяются на: несущественные, существенные и критично существенные. При наличии существенных отклонений, происходит перераспределение производственных бюджетов, и графиков работ, но Заказчика на данном этапе это не должно волновать. Если же отклонения признаны критично существенными, необходимо совместно с Заказчиком пересматривать бюджет договора и оформлять дополнительные соглашения.

Очень важно это сделать до момента вступления в силу договора и выхода на объект, иначе все обязательства и затраты ложатся на УК.

Получение достоверной информации

Необходимо обратить внимание на соответствие «фундаментов» коммерческого предложения реалиям на объекте. Это очень важно сделать до вступления договора в силу. Далее начинается проведение подробных обследований:

• инженерных систем;
• установочной фурнитуры (ручки, замки, доводчики);
• внутренней и наружной отделки;
• внутреннего и наружного освещения;
• заполнения окон и дверей.

Полученные результаты фиксируются в отчете об обследовании, и составляется дефектная ведомость. По итогам подробного обследования формируются планы-графики работ и предложение по дополнительным работам и стоимостям и утверждаются у Заказчика. И только после этого УК должна приступить к плановым работам. До этого работать в полную силу невозможно, так как все внимание уделяется детальному обследованию, а техническое обслуживание происходит, по сути, в аварийном режиме и ППР в первый месяц не проводится. Убираются только видимые области, только те, которые критичны для клиентов, где идет, так называемый, пассивный контроль. И только со второго месяца работа осуществляется по всем статьям Договора.

Конечно, в интересах управляющей компании проводить подробное обследование на начальном этапе сотрудничества с Заказчиком. Однако данная процедура довольно дорогостоящая и современный Заказчик просто не готов за нее платить, поэтому он заинтересован в подписании договора на основании предварительных анкетных данных. Анкетирование – это то же обследование, только очень поверхностное, также как и верификация – на это можно пойти и за свой счет. Подробное же обследование проводится в течение первого месяца работы на объекте в рамках средств уже текущего Договора. В итоге в стоимость Договора приходится закладывать немалые риски, а Заказчик ошибочно предполагает, что избежав подробного консалтинга на начальном этапе сотрудничества, тем самым экономит средства. В итоге, после заключения дефектной ведомости, начинается составление дополнительных соглашений, а это для Заказчика те же самые дополнительные затраты.

В качестве примера можно привести одного из сетевых клиентов управляющей компании МАТОРИН. Ранее компания обслуживала объекты только в московском регионе, однако Заказчик открыл конкурс на обслуживание объектов по Московской области. 98% приглашенных к участию в конкурсе компаний дали цену намного выше. Это не значит, что у них себестоимость выше, они просто не могли оценить объективно какие и сколько рисков стоит заложить. УК МАТОРИН, поработав несколько месяцев с данным Заказчиком, в свою очередь могла оценить реальную ситуацию по объектам, поэтому именно наше коммерческое предложение было наиболее адекватным по стоимости.

Этапы обследования

Особое внимание при уточнении информации об объекте уделяется этапности обследования.

Основной сложностью при оценке состояния объекта и всех систем, обеспечивающих его должную жизнедеятельность, является невозможность определить его визуально. Можно, конечно, комплексно оценить состояние – «плохое»/«хорошее», но зачастую за видимым «хорошо» скрываются проблемы. И, конечно, основные проблемы вызывает техническая составляющая объекта – работа инженерных систем. Очевидно, что именно эти проблемы и устранять сложнее, а ведь именно они и влияют на безопасность здания.

Можно выразить сожаление, что современный Заказчик не хочет покупать консалтинг, требуя, чтобы эта услуга входила в стоимость Договора, в итоге, Заказчик все равно несет те же затраты, только проблем возникает больше.

Что чаще всего замалчивается Заказчиком

• Подробности по техническому состоянию объекта Полагая, что задача решать все проблемы (даже если они накоплены десятилетиями), ложится на УК, все что Заказчиком утаивается, для него потом в любом случае выливается в дополнительные затраты. Либо УК прибегает к своим хитростям, осуществляя дополнительные работы за счет непредоставления услуг по договору.
• Долги по ресурсам К сожалению, на этапе анкетирования УК не может самостоятельно проверить данную информацию, так как для этого необходимо знать номер договора, либо иметь связи в ресурсоснабжающих организациях.
• Банкротство застройщика Как правило, также обнаруживается только после заключения договора.

По новостройкам утаивают, что:

• Не переданы на баланс инженерные сети, не заведен узел учета тепла, то есть оплачиваются лишние метры труб.
• Незаселенность объекта. При этом бремя оплаты/взимания задолженности за коммунальные услуги по незаселенным квартирам ложится на УК.
• Напряженность в отношениях с арендаторами. Данный фактор может неблагоприятно отразиться на лояльности последних к вновь пришедшей на объект УК, на взимании платежей и работе с претензиями.
• Штрафы от надзорных органов.
• Отсутствие прав на объект. В ситуации, когда происходит переход прав собственности от одного собственника к другому, может быть заключен договор с ненадлежащим лицом. После чего можно оспорить действие договора.

При непредоставлении УК достоверной информации, она рискует столкнуться с аварийными ситуациями, к которым не будет готова и понести расходы, превышающие стоимость Договора. Возможно также внезапное отключение ресурсоснабжающими организациями некоторых систем жизнедеятельности здания.

Как УК избежать проблем предоставления недостоверной информации

• УК не должна выходить на объект, не проверив информацию путем верификации анкетных данных.
• В договоре обязательно должно быть отражено, что его стоимость построена на предположениях, проведенных на основе анкетных данных и все дополнительные работы должны отдельно финансироваться Заказчиком.
• Необходимо помнить правило: «чем подробнее договор, тем меньше риска».
• УК не должна брать на себя ответственность за работоспособность систем, необходимо брать ответственность только за выполнение работ.

За работу систем УК может отвечать только в том случае, если она ведет какой-то конкретный объект уже не первый год. Понятно, если специалисты компании некачественно произвели работы, и система вышла из строя по их вине, УК должна устранить неполадку. Если же данная система длительное время не подвергалась ремонту, то можно только помочь ее отремонтировать, но не нести за нее ответственность.

В жилых домах так часто бывает. Например, прорвало трубу в стояке, а винят управляющую компанию. Все собственники должны понимать, что они несут коллективную ответственность за это. Другое дело, если УК своими действиями или бездействиями привела к этому, например, труба давно протекала, а УК не проводила осмотры должным образом, либо просто вовремя не приняла нужные меры.

Итак, порядок действий при заходе на объект следующий:

1. Составление анкеты.
2. Составление коммерческого предложения.
3. Составление протокола о намерениях и проекта договора.
4. Подписание договора.
5. Детальное обследование объекта.
6. Оказание услуг по договору.