Переговорные комнаты и конференц-залы в бизнес-центрах. Вопросы и ответы

• Журнал «Property Facility Management»
• 7 декабря 2013 год

Стратегическая составляющая: как и что сегодня оборудуется в классе А, B?

Нужно заметить, что требования к оборудованию конференц-залов и переговорных комнат в бизнес-центрах класса А и В имеют существенные различия. Если в зданиях класса А конференц-залы и переговорные комнаты изначально предусмотрены проектом, то, как правило, в зданиях класса В часто происходит переоборудование помещений. То, что изначально не предусматривалось как переговорная или конференц-зал, вынужденно интегрируются в эти системы комфорта и коммуникаций, мультимедийные системы.

Требования к конференц-залам обычно предполагают удобство коммуникаций: приспособления разного рода для визуализации докладов, усилители звука. Это все что связано с обеспечением комфортного пребывания. Конечно, разница между специально предусмотренными помещениями и переоборудованием уже существующих огромна. Реновацию проводить тяжело, нужно менять назначение помещения. Легче работать по проекту, который предусматривает помещение конкретно под это.

Проекты под класс А пяти-шестилетней давности, сейчас уже находящиеся в эксплуатации, предусмотрены под использование подходящей мебели и оборудования, систем мультимедиа. Но сейчас меняются и требования заказчиков, и уровень мультимедиа. И то, и другое быстро прогрессирует, поэтому запросы бывают различными и решения под них тоже различны. Например, новейшие проекционные системы ра звиваются быстро, но и цена таких решений быстро растет.

Если взять проект конференц-зала в бизнес-центре класса А в конструкторе с небольшим увеличением площади, то стоимость этого оборудования наряду со стоимостью мебели может составлять где-то от 30% до 50% бюджета на строительные работы и реализацию проекта в целом. Также существуют требования заказчиков в части соблюдения каких-то решений дизайн-проекта (дизайнер предлагает модель, на которой заказчик останавливается), а дальше идет реализация. Выбор заказчика может быть различным, но чаще всего это какие-то европейские поставщики, которые обычно у нас они не представлены. Поэтому обращение к одному-двум таким поставщикам – это заведомо увеличение стоимости. Конечно, в ходе работы бывают изменения, к примеру, стул за 1000 $ никто ставить не будет даже из самых богатых заказчиков, но, тем не менее, они ориентируются на довольно высокие расценки. Еще один из важнейших параметров – это решения по освещению. Сейчас рынок хорошо развит и это дает возможность использовать удобные и эффективные решения, чтобы успешно управлять светом и при этом экономно использовать энергию.

Что изменилось в «начинке» комнат и залов за последние годы?

Изменения касаются в первую очередь мультимедийного оборудования. Второе – это решения климатического контроля, поскольку в части инженерных систем прогресс тоже огромный. Раньше типовые решения в части поддержания температуры предлагались на уровне системы центрального кондиционирования с доводчиком, а что касается влажности, то она практически не контролировалась. Помещения класса А, в которых была доступна такая функция, можно пересчитать по пальцам. Реально в конференц-залах с существующими проектными решениями и последующей эксплуатацией поддерживается какой-то влажностный режим. Сейчас требования в этой части ужесточились, особенно в части переговорных и конференц-залов. По классу А заказчик все чаще требует поддержание климат-контроля (и температуры и влажности), поэтому требуется внедрение новейших разработок в области инженерных систем.

Сейчас в конференц-залах и переговорных предусмотрена центральная система кондиционирования с контролем влажности, это дополнительные затраты, но это более качественные решения, в отличие от тех, которые использовались пять лет назад. Сейчас и уровень оснащенности, и развитие технологий позволяют применять локальные устройства поддержания влажности, когда в отдельно выбранных зонах можно регулировать и выставлять влажность в зависимости от потребности. Раньше были только доводчики по температуре, сейчас можно делать то же самое с влажностью. Возможно множество вариаций по освещению помещения, можно использовать и удобные и эффективные методы.

Что касается воздухообмена: ранее применялись воздухораспределители с ограничением по децибелам и шумам, соответственно сейчас есть решения, которые при тех же значениях кратности позволяют обеспечить другой уровень шума. За прошедшие годы изменилось многое: и проектные решения, и инженерные системы, и оборудование для «начинки», и практика применения этих решений. Современные системы позволяют обеспечить комфортные условия, как со стороны оборудования, мультимедиа, так и со стороны меблировки конференц-залов. Некоторые бренды производят мебель только для конференц-залов, это их специализация. Как правило, по мере роста потребности, где-то проходят изменения по количеству участников – тогда нужно принимать решение по модернизации существующих помещений и решений.

Пожелания клиентов – насколько они изменились? Наиболее популярные «требования» арендаторов.

Наиболее популярные требования арендаторов варьируются в зависимости от формата проводимых мероприятий. В основном это количество участников, потому что этот параметр позволяет или не позволяет использовать конференц-зал. Если количество мест ограничено (пожелание тех же арендаторов), то нужно подгонять инженерные системы, чтобы не было избыточного воздухообмена. Это необходимо, если при проведении конференций используется дополнительное оборудование, когда заказываются на стороне услуги компании, которая специализируется на проведении такого рода мероприятий. Они предоставляют свою светотехнику, свое тепловыделяющее оборудование. Поэтому необходимо организовать удаление тепловыделения, непредусмотренное проектом инженерных систем. В последнее время стандарты сориентированы на увеличение комфорта. Если раньше предусматривалось помещение с постоянным пребыванием людей без возможности проветривания 60 м³ свежего воздуха на человека, то сейчас американские стандарты предполагают норму в два-три раза больше, это около 120 м³. Сейчас эти требования закладываются заказчиком при проектировании инженерных систем. Таким образом, управляющая компания, при достаточном количестве оборудования на рынке, может эти требования арендаторов удовлетворить. Сейчас все больше при проведении конференций пользуются услугами организаторов таких мероприятий, которые помимо предоставления оборудования предоставляют услуги кейтеринга, это услуги рестораторов, то есть обеспечение питания на выездном мероприятии, в том числе на переговорах и конференциях. На наших объектах тоже можно предварительно заказать такую услугу, можно организовать кофе-брейк, перекус. Для таких нужд оборудуются прилегающие помещения.

Отличаются ли пожелания российских компаний и зарубежных представительств?

Отличие российских и зарубежных представительств в том, что зарубежные чаще прибегают к услугам профессионалов, которые занимаются организацией таких мероприятий и берут на себя часть обеспечения обслуживания на мероприятии: светотехника, кофе-брейк. Зарубежные представители оставляют за собой основную часть: доклады, подготовкой всего остального занимаются профессионалы.

Идеальная переговорная: какая она?

Требование к идеальной переговорной, это в первую очередь средства обеспечения переговоров: устройства записи, визуализации, все, что связано с мультимедийными системами, также к идеальным требованиям относится комфорт, который контролируется инженерными системами, удобство нахождения в помещении, плюс шумоизоляция. На одном из объектов компании МАТОРИН было несколько проектов, где переговорные были спроектированы таким образом, что одно общее пространство было оснащено перегородками и было не совсем комфортно проводить переговоры, так как была высокая слышимость. Поэтому были приняты дополнительные меры по шумоизоляции, усовершенствованы эти самые перегородки и потолочное пространство.

Идеальный конференц-зал?

Идеальный конференц-зал это там, где безопасно, комфортно, имеются продвинутые мультимедийные системы для проведения конференций.

Влияние грамотно организованной переговорной и конференц-зала на популярность БЦ у арендаторов?

Практика показывает, что собственники БЦ организовывали переговорные комнаты и конференц-залы не столько для улучшения условий или увеличения популярности, а скорее для извлечения прибыли. Заказчики исходили из желания использовать такие помещения самостоятельно, а в свободное время предоставлять ее за плату арендаторам. Обращения о необходимости оборудования таких помещений, как переговорные комнаты и конференц-залы, поступают примерно два раза в полугодие, то есть три-четыре раза в год. То есть что касается коммерческой составляющей, то она минимальна (т.е. получение дополнительной прибыли) – это утопия для небольших бизнес-центров класса В, В+ площадью до 15 000 м². К примеру, в Центре Международной Торговли на Красной Пресне таких переговорных и конференц-залов огромное множество и они пользуются большой популярностью. Но связано это с масштабностью БЦ и известностью его в качестве именно конференц-площадки.

Для бизнес-центров класса В, В+ именно необходимости в оборудовании специальных переговорных и конференц-залов нет. А вот в БЦ класса А такие комнаты иметь необходимо, и это может пойти в плюс бизнес-центру, но совершенно неявно, это даже не относится к критериям классности (наличие или отсутствие переговорных комнат и конференц-залов), профессионалами этот пункт не рассматривается. Повлияет ли это на решение арендаторов – неизвестно, возможно, это какой-то минимальный плюс и не будет серьезно ими рассматриваться. Возможно, этот пункт учтут небольшие компании, не способные оплачивать площади больше 100 м². Компании, которые содержат более солидные площади, могут найти площадь под переговорные комнаты. Скорее влияние такой услуги, как наличие переговорной комнаты или конференц-зала, незначительно влияет на популярность у арендаторов. Большую часть времени это помещение будет пустовать, что будет нервировать арендодателя. Плюсы есть, но их можно отнести скорее к бизнес-центрам класса А, где площадь больше.

Стоимость оборудования. Наиболее высокотехнологичные решения: что предлагает рынок? Производители – популярные и непопулярные.

Этот вопрос скорее к потребителю. Как уже упоминалось выше, стоимость оборудования может составлять от 30% до 50% бюджета, оборудование сейчас находится на высоком уровне развития. На данный момент у компании МАТОРИН в управлении есть объект, на котором идет замена инженерных систем, но при этом все равно стоимость оборудования подползает к 50% в контракте. Поскольку клиенты хотят использовать наиболее продвинутые системы. Некоторым сейчас уже недостаточно 20-30-канального звука с распределенным звуком, с 3D звучанием, поэтому необходимо заниматься и поиском самых последних решений и разработок. Что касается популярности и не популярности производителей, то тут каждый решает сам для себя по соотношению цена/качество. Здесь действует чисто индивидуальный подход. Кто-то ориентируется чисто на бренды, кто-то пользуется рекомендациями специалистов, которые выезжают на место, проводят замеры и предлагают то оборудование, которое сможет скомпенсировать все недостатки звучания, сможет сделать звучание во всех точках одинаковым, ну а кто-то выбирает самостоятельно.

Удачные и неудачные примеры решений из практики компании МАТОРИН?

Мы управляем объектами и занимаемся содержанием, поэтому для нас удачи и неудачи в проведении конференций – это обеспечение всех параметров, о которых говорилось выше: чтобы все работало стабильно, без сбоев, надежно. Последние наши проекты с конференц-залами и те решения, которые мы реализуем и вводим в эксплуатацию на этих объектах, они, как правило, удачны, потому что они обеспечивают все те параметры, которые были обговорены в первых вопросах, которые, по сути, и должны поддерживаться при проведении конференций.