Если арендатор затеял ремонт: как не допустить конфликта интересов

• Журнал «Commercial Real Estate» 
• 13 июня 2012

Проблема проведения ремонта в действующем офисном здании всегда стоит очень остро. Как показывает практика, этот вопрос невозможно настолько тщательно продумать, чтобы впоследствии не возникало каких-либо сложностей. Единственно верное решение – обмен опытом и постоянное совершенствование подходов.

Чьи интересы защищаем

Взаимоотношения управляющей компании с арендаторами предполагают соблюдение и защиту интересов последних. Причем данное утверждение имеет равную силу и для тех арендаторов, которые производят ремонт и для тех, кто вынужден с этим мириться. Различие лишь в том, что первые заинтересованы в обеспечении максимального комфорта для размещения своего бизнеса, а последние – в том, чтобы ремонтные работы закончились как можно скорее. И задача управляющей компании заключается в том, чтобы эти интересы не столкнулись в конфликте.

Как сделать, чтобы ремонт не причинял неудобств другим арендаторам

Этот вопрос следует продумать еще до сдачи объекта в аренду. Важно, чтобы правила поведения и внутреннего распорядка были едины для всех арендаторов и четко прописаны в договоре. Причем, будущим арендаторам необходимо все эти вопросы обязательно озвучить, чтобы они сразу знали, при каких обстоятельствах они могут производить ремонт, не нарушая условия аренды.

Важна и правильная организация управления режимами работы клининговой службы и системы безопасности: это позволить обеспечить повышенный контроль над ремонтной бригадой, вносимыми и выносимыми грузами, а также осуществлять более частую и интенсивную уборку в зонах, прилегающих к ремонтируемому помещению.

Какие проблемы возникают при ремонте и как их избежать

1. В большинстве случаев проведение ремонта неизбежно связано с появлением шума, вибрации, запаха, но, как показывает практика, такие работы занимают не более 10 % от общего времени всех работ. Таким образом, правильная организация производства ремонтных работ позволяет уложить их в те промежутки времени, когда в остальных помещениях не производится рабочий процесс: ремонт, как правило, подразумевает расширенные границы трудового дня, выходящие за рамки среднего рабочего дня в офисе.

2. Дискомфорт при проведении ремонта может создаваться также из-за пыли и грязи, но этот вопрос, как уже говорилось выше, можно решить, во-первых, повышением интенсивности уборки прилегающих помещений, герметизации дверных проемов. Поможет и оптимизация перемещений рабочих, строительных грузов и мусора за пределами зоны, в которой производится ремонт. Кроме того, не следует забывать и о грамотном подборе подрядчика: при соблюдении культуры производства ремонтных работ эта проблема становится минимальной.

3. График проведения работ в обязательном порядке должен быть согласован с арендаторами помещений, сопредельных с зоной, где будет производиться ремонт. При составлении графика необходимо руководствоваться интересами обеих сторон.

4. Также должна осуществляться рассылка информационных писем другим арендаторам, в которых нужно указать сроки проведения ремонта и контактной информацией для обращений в случае возникновения каких-либо трудностей и дискомфорта в связи с ремонтными работами.

5. Важный вопрос – назначение ответственной стороны, ведь все вышеперечисленные моменты необходимо контролировать. Мы рекомендуем ввести для этого дополнительный надзорный орган – управляющего объектом, поручить эту задачу можно профессиональной управляющей компании. Такой подход не только обеспечит контроль, наблюдение и грамотную организацию процесса ремонта, но и позволит защитить интересы арендодателя при возникновении разногласий между арендаторами. Организация процесса и контроль возможен и со стороны самого арендодателя, но это не позволить ему сконцентрироваться на основных задачах. Для профессионального управляющего же эта задача является первоочередной, он полностью владеет ситуацией и несет за нее ответственность.

Основные принципы организации и проведения ремонтных работ на действующем объекте

• Графин проведения работ, проектная документация и сертификаты на используемые материалы подлежат согласованию с управляющей компанией. График необходимо также довести до сведения арендаторов сопредельных помещений.
• Все работы, способные причинить дискомфорт арендаторам сопредельных помещений, должны быть спланированы на ночное время или на выходные и праздничные дни.
• Завоз стройматериалов, оборудования и инструмента, а также погрузка и вывоз мусора должны осуществляться не через центральный вход, а через пожарную лестницу или другие запасные пути и только в ночное время.
• Рабочие, осуществляющие ремонт, могут допускаться на объект только по заранее согласованному списку. Их перемещение внутри объекта должно быть строго ограничено: в рабочее время перемещение по объекту запрещается, за исключением перерыва на обед и перекур (не более двух раз в день). При этом перемещаться могут не более трех человек одновременно, в чистой и опрятной форменной одежде, стиль которой должен быть утвержден управляющим. Запрещается посещение рабочими мест общего пользования
• Во время работы объекта запрещается допущение рабочего персонала и их транспорта на объект.
• Рабочий персонал не имеет права использовать бытовую технику (музыкальные центры, телевизоры).
• Если ремонт осуществляется посменно, пересмена допускается не позднее, чем за час до начала работы объекта и не ранее чем через два часа после окончания.

Эти принципы организации и проведения ремонтных работ мы рекомендуем отражать в договоре.

В случае нарушения условий договора необходимо предусмотреть защитные механизмы в виде штрафных санкций. Как пример штрафа можно привести уменьшение суммы депозита, за счет этих средств можно будет компенсировать причиненные неудобства пострадавшему арендатору. Еще один вариант – страхование ответственности арендодателя перед третьими лицами за создание условий, мешающих нормальной эксплуатации здания.

Составление договора, включающего эти и другие пункты – задача управляющей компании. Именно внимание к мелочам в договоре определяет качество ее дальнейшей работы в процессе взаимодействия с собственником и арендатором.