Аудит эксплуатационных расходов для арендаторов

• Справочно-аналитическое издание RWAY 
• 23 апреля 2012

В последнее время эта процедура вызывает очень много вопросов у арендаторов зданий и помещений. Насколько же она полезна и каковы ее основные мотивы? Юлия Кузнецова, заместитель генерального директора управляющей компании «МАТОРИН», поделилась своими наблюдениями на этот счет.

Что такое аудиторская проверка, и в каких случаях арендаторы являются ее инициаторами?

Это нормальное явление. После завершения финансового кризиса 2008 года арендаторы и собственники более внимательно относятся к своим расходам. Поэтому неудивительно, что и та, и другая сторона инициирует проверку структуры финансовых затрат на содержание и обслуживание жилого фонда. Если до кризиса никто специально не интересовался, что входит в услуги по эксплуатации здания, то теперь ситуация на рынке подобных услуг требует расшифровки ставок. Как правило, эксплуатационные расходы для арендатора состоят из двух компонентов: это расходы непосредственно на эксплуатацию здания или помещения и затраты на арендное урегулирование. Хотя бывают ситуации, когда собственники закладывают в ставку только затраты по эксплуатации жилого фонда.

Какие статьи эксплуатационных расходов включаются в аудиторскую проверку?

Если арендатор намерен серьезно и основательно выяснить, за какие услуги он платит, то проверке подлежат абсолютно все статьи расходов. Приведу реальный пример. Одному из арендаторов объекта, находящегося под управлением компании «МАТОРИН», выступившему инициатором аудиторской проверки по составу затрат на эксплуатацию, мы предоставляли полный пакет документов по электроснабжению объекта. В него были включены и все наши договоры с Мосэнерго, выставляемые этой организацией счета, схему подключения потребителей к распределительному щитку, зафиксированные показания приборов учета за определенный период и многое другое.

Может ли аудиторская проверка выявить недобросовестного предпринимателя?

Недобросовестные собственники часто закладывают в стоимость услуг собственную выгоду. Подобные ходы часто использовались собственниками до кризиса. К сожалению, это было повсеместно распространенной практикой. При этом арендаторам абсолютно не предоставляли расшифровок счетов, никаких расшифровок и расчетов. Но это было очень рискованно: налоговая проверка могла выявить этот факт. Тогда последовали бы серьезные штрафные санкции. А во время кризиса такие собственники оказались практически без арендаторов.

Управляющей компании «МАТОРИН» предлагали взять подобный объект, офисный центр площадью 40 000 кв. м и с 80% пустующих помещений, в управление. Мы не приняли предложения, так как собственник исповедовал заранее недобросовестный подход к работе. Здесь любая УК будет бессильна изменить ситуацию.

В настоящее время подавляющее большинство собственников ведет себя очень корректно в отношении эксплуатационных расходов. Для них единственная статья получения прибыли – работа по арендному регулированию. Это взаимоотношения с арендатором: общение, удовлетворение потребностей, консультационные услуги по интересующим вопросам не в рамках эксплуатации недвижимости. Здесь взаимоотношения должны выстраиваться по принципу open book, открытой книги. Если арендатор четко знает, за что он платит, то он лоялен и к собственнику, и к УК. Арендатора интересует не столько помещение как таковое, сколько комфорт размещения в нем. Например, в помещениях под управлением «МАТОРИН» ставки в среднем несколько выше принятых на рынке (на 20-30%). Но при этом арендаторы очень лояльны к нам. Ведь здесь есть нечто большее, чем просто квадратный метр.

Как проходит процедура оценки, сколько времени она занимает и какова ее периодичность?

Конечно, главная проблема в сфере управления и аренды недвижимости – отсутствие доверия между собственниками и арендаторами. С этим нужно бороться. Потому что инициирование проверки свидетельствует о перекосах в отношениях сторон.

Но если проверки избежать не удается, то процедура оценки всецело зависит от периода проверки. Если необходимо провести аудиторскую проверку за определенный месяц, она займет 1-2 дня при условии, что собственник готов представить все необходимые документы. Если собственник к этому не готов это делать, то это сигнал арендатору. Лучше с таким собственником разорвать отношения. Можно запросить информацию у контрагентов, но это займет примерно месяц. Сегодня проще сменить помещение, чем заниматься такими вещами.

Если арендатор не демонстрирует лояльность, то собственник в принципе должен, выставляя счета, давать полную его расшифровку. Ведь в целом такие проверки никакого позитива не несут. Компания «МАТОРИН» познала это также на собственном опыте. Один из арендаторов инициировал аудиторскую проверку на одном из наших объектов. И пусть он преследовал свои собственные цели и никак не связал это с вопросом доверия к управляющей компании, негативный осадок остался у всех заинтересованных сторон. 
Этого быть не должно.